Bienvenue chez Comprendre la comptabilité et gestion, vous trouverez des cours de comptabilité et gestion en BUT GEA (comptabilité, contrôle de gestion, finance, fiscalité...). Voici une ébauche du chapitre 4 – les principes de la facturation au sein du processus comptabilité (S1).
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La facture est le document comptable qui constate le montant que le client doit à son fournisseur. Elle est nommée ainsi « doit », car elle génère une dette à la charge du client. Elle constate la créance que le fournisseur a sur son client.
Elle doit être établie en double exemplaire et conservée pendant 10 ans. Comme énoncé précédemment, la facture comporte des mentions obligatoires.
1.2. La facture d’avoir
La facture d’avoir vient corriger d’éventuelles erreurs relevées sur la facture initiale ou permet de valoriser les bonnes relations commerciales avec les clients. Elle constate la créance du client sur le fournisseur.
Il existe 2 types d’avoir :
- L’avoir commercial : on parlera d’une remise, rabais ou ristourne,
- L’avoir financier.
2. Réglementation relative à l’établissement des documents commerciaux
Au cours du processus d’achat ou de vente, l’entreprise va établir plusieurs documents (devis, bon de commande, de livraison, facture…). Pour la plupart de ces documents, la présentation par l’entreprise est libre. Par contre en ce qui concerne la facture son établissement est obligatoire et répond à un certain formalisme. Elle doit également comporter des mentions obligatoires.
Pour information, mentions générales obligatoires :
Mentions | Commentaires |
Date d'émission de la facture | Date à laquelle elle est établie |
Numérotation de la facture | Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Exemple : facture 01, 02, 03 |
Date de la vente ou de la prestation de service | Jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation |
Identité de l'acheteur | Nom (ou dénomination sociale) Adresse du siège social d'une entreprise ou du domicile d'un particulier (sauf opposition de sa part, pour un particulier) adresse de facturation (si différente) |
Identité du vendeur ou prestataire* | Nom et prénom d'un entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial) dénomination sociale d'une société suivie du numéro Siren ou Siret (sauf pour les personnes physiques) numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation numéro au Répertoire des métiers pour un artisan ( n° Siren + RM + n° du département d'immatriculation) adresse du siège social (et non de l'établissement) si l'entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social |
Date de la vente ou de la prestation de services | |
Numéro du bon de commande | Lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur |
Numéro individuel d'identification à la TVA. | Sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 € |
Désignation du produit ou de la prestation | Nature, marque, référence des produits Prestation : matériaux fournis et la main-d'œuvre |
Décompte détaillé de chaque prestation et produit fournis | Détail en quantité et prix (facultatif si la prestation de service a fait l'objet d'un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée) |
Prix catalogue | Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaires hors TVA des services fournis |
Majoration éventuelle de prix | Frais de transport ou d'emballage par exemple |
Taux de TVA légalement applicable | Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant |
Réduction de prix | Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture |
Somme hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) | |
Date à laquelle le règlement doit intervenir | Elle précise les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente ; |
3. Le traitement de la TVA
3.1. La TVA sur les Débits
Elle concerne principalement les entreprises de ventes de biens (téléviseurs…). Le principe est simple, dès qu’une facture est émise, la TVA collectée devient exigible. La TVA est exigible immédiatement, dès la facturation, c’est-à-dire qu’on doit reverser le montant à l’état dès réception de la facture sans attendre le règlement de la facture (on fera une déclaration dans le mois).
3.2. La TVA sur les encaissements
Elle concerne les entreprises de prestations de services. Dans ce cas, la TVA est exigible à la date du paiement (qu’ils aient lieu avant ou après l’envoi de la facture) de la facture par le client (à l’encaissement).
Cette différence avec la vente de biens est source de complications. Les prestataires de services ont la possibilité d’opter pour un régime de TVA particulier : la TVA sur les débits.
Les prestataires de services peuvent demander à l’administration fiscale l’autorisation d’opter pour les débits, c’est-à-dire de rendre la TVA exigible immédiatement, dès la facturation, sans attendre l’encaissement.
Avantages | Inconvénients |
– Comptabilisation simplifiée (notamment si l’entreprise vend des biens et réalise des prestations de services). – Pour le client, la TVA est déductible immédiatement, ce qui constitue un avantage de trésorerie*. | – L’entreprise collecte et doit la TVA sans attendre d’être payée par le client ; elle est pénalisée du point de vue de sa trésorerie. – Si le client ne paie pas, il faut opérer une régularisation de TVA. |
* Pour que le client en soit informé et puisse, de son côté, déduire immédiatement la TVA, l’entreprise doit obligatoirement porter sur ses factures la mention « Option pour les débits » ou « TVA acquittée sur les débits ».
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