Cours BTS GPME - A4 - Fonctionnement PME - Chapitre 3 - Le classement et archivage des documents
Bienvenue chez Comprendre la comptabilité et gestion, vous trouverez des cours de comptabilité et gestion en BTS GPME. Voici une ébauche du chapitre 3 - Le classement et archivage des documents (A4 - Soutenir le fonctionnement et le développement de la PME).
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1. Le classement des documents
Le classement correspond au fait d’organiser les documents selon un ordre logique pour les retrouver rapidement et sans erreur.
Les objectifs sont de gagner du temps, conserver les informations, faciliter le partage, prouver (valeur juridique) et assurer la continuité du travail.
Les étapes :
- Tri, garder l’utile, éliminer le superflu.
- Enregistrement, prise en compte du document (registre, date, numéro).
- Cotation, attribuer une cote (code) selon le critère choisi.
- Rangement, placer le document dans le dossier ou la chemise correspondante.
Les modes de classement :
Mode | Principe | Exemple |
Alphabétique | Ordre des lettres | Fichier clients |
Numérique | Numéros attribués | Factures, bons de commande |
Chronologique | Ordre des dates | Courrier arrivé/départ |
Thématique (analytique) | Par sujet ou matière | Personnel, comptabilité, achats |
Géographique | Par lieu | Agences, régions, pays |
Alphanumérique | Lettres + chiffres | Dossiers codifiés |
2. L’archivage des documents commerciaux
2.1. Les objectifs de l’archivage
2.2. Les types d’archivages dépendent du cycle de vie du document
Étape du cycle de vie du document | Type d’archivage |
Le document est créé et / ou utilisé | Pas d’archivage |
Le document est ensuite classé, mais à disposition | Archive nécessaire au traitement de l’activité courante. Ex. : contrat |
Le document est archivé, il est moins consulté | Archive intermédiaire dont la durée de détention est de 10 ans après la clôture de l’exercice comptable. |
Le document est conservé au-delà des 10 ans réglementaires. Consultation éventuelle | Archive historique, faisant partie de la mémoire de l’entreprise. |
Le document est finalement détruit |
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