Cours BTS GPME - A3 - GRH - Chapitre 2 - Organiser et suivre les dossiers du personnel

Bienvenue chez Comprendre la comptabilité et gestion, vous trouverez des cours de comptabilité et gestion en BTS GPME. Voici une ébauche du chapitre 2 - Organiser et suivre les dossiers du personnel (A3 - GRH).

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1.    La création d’un dossier du personnel 

1.1.            Pour quelles raisons ?

 

Raison	Explication
Obligation légale implicite	Le Code du travail n’impose pas formellement un « dossier », mais plusieurs documents doivent être conservés par l’employeur.
Suivi administratif du salarié	Centralise les informations : état civil, contrat, CV, diplômes, visites médicales, etc.
Preuve en cas de litige	Sert de preuve en cas de conflit (temps de travail, absences, sanction, licenciement...).
Respect des obligations sociales	Permet de suivre la conformité avec la législation : formations obligatoires, suivi médical, entretiens annuels...
Communication avec les organismes	Facilite les déclarations à l’URSSAF, à la médecine du travail, à l’inspection du travail, etc.
Gestion RH facilitée	Sert à gérer les congés, absences, promotions, sanctions, entretiens, évaluations…
Archivage réglementaire	Certains documents doivent être conservés pendant plusieurs années (ex. : bulletins de paie : 5 ans minimum).
Protection des données (RGPD)	Le dossier permet une gestion structurée et sécurisée des données personnelles, comme l'exige le RGPD.

La déclaration et le suivi du salarié auprès des organismes génèrent de nombreux documents qui doivent être classés, archivés et protégés dans le dossier du salarié.

Contenu habituel d’un dossier du personnel :

·       Éléments administratifs : contrat de travail, fiche de poste, copie de la pièce d'identité, CV, diplômes,

·       Suivi de carrière : formations, évaluations, sanctions, absences,

·       Documents obligatoires : visites médicales, entretiens professionnels, autorisations diverses,

·       Pièces liées à la paie : RIB, bulletin de salaire, attestation de sécurité sociale,

1.2.            Quel support choisir ?

 

Ces documents peuvent être sous forme papiers ou dématérialisés (numériques) lorsqu’ils sont conçus sur des applications bureautiques (texteur, tableur…), sur un PGI ou une autre application dédiée à la gestion des ressources humaines ou de la paie. Dans les 2 situations, il y a des avantages et des limites :

 

Critère	Dossier papier	Dossier numérique
Avantages
Facile à mettre en place sans outils informatiques	Accès rapide et centralisé depuis un ordinateur ou un logiciel RH
Accessible sans connexion informatique	Recherche instantanée par mot-clé, tri automatique, mise à jour facilitée
Sécurisé physiquement dans une armoire fermée à clé	Accès sécurisé par mot de passe / droits utilisateurs (conforme RGPD)
Organisation physique visible : onglets, chemises	Notifications automatiques (ex : dates de visites médicales, entretiens...)
Pas de coût logiciel	Moins de papier, moins de stockage physique, plus écologique à long terme
Limites	Prend de la place, difficile à gérer avec de nombreux salariés	Nécessite des compétences numériques et un système fiable (logiciel, cloud...)
Lenteur pour retrouver un document	Risque de piratage ou de mauvaise configuration de sécurité si mal géré
Nécessite de réimprimer et remplacer les documents	Nécessite des sauvegardes régulières et une bonne gestion des accès
Classement manuel → erreurs possibles, perte de documents	Risque de dépendance à l’outil ou à l’hébergeur (panne, bug...)
Archivage physique fastidieux (durée légale à respecter)	Obligation de respecter le RGPD : droit d’accès, rectification, suppression…

Au final, le format papier peut suffire dans de petites structures, mais devient vite lourd. Le format numérique est plus adapté aux entreprises de taille moyenne à grande, ou dans un contexte de dématérialisation globale. Le choix hybride (documents originaux en papier, copie numérique centralisée) reste courant en période de transition ou pour accentuer la sécurité des données.

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