Cours BTS GPME - A4 - Fonctionnement PME - Chapitre 1 - Les caractéristiques du système d’information
Bienvenue chez Comprendre la comptabilité et gestion, vous trouverez des cours de comptabilité et gestion en BTS GPME. Voici une ébauche du chapitre 1 - Les caractéristiques du système d’information (A4 - Soutenir le fonctionnement et le développement de la PME).
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1. Le système d’information (SI)
1.1. L’information au sein du SI
L’entreprise est au cœur d’un système d’information dans lequel elle collecte, traite et diffuse des informations.
Avant de définir le système d’information, il est intéressant de se pencher sur la notion « d’information ».
Une information est une donnée observée par un acteur, éventuellement sélectionnée pour participer à un processus de prise de décision. Elle peut être écrite (lettres, chiffres), orale ou picturale, alphanumérique ou numérique.
Exemples :
- Pertinence, le prix du kilo de sucre est pertinent et utile pour une pâtisserie ; le prix du kilo d’acier ne l’est pas.
- Codification, le code client 411DUPO= préfixe 411 (compte client) + DUPO (4 premières lettres du nom).
- Élémentaires / élaborés, la quantité vendue et le prix unitaire sont élémentaires ; le chiffre d’affaires calculé par le logiciel est élaboré.
Une information a de la valeur si elle réduit l’incertitude, améliore la prise de décision et limite les erreurs. Elle a aussi un coût (recherche, traitement, stockage, diffusion). Pour l’évaluer, on peut se baser sur les critères suivants :
Critère | Question à se poser | Exemple |
Fiabilité | Quelle est la source ? Qui est l’auteur ? L’information est-elle exacte ? | Une rumeur sur un réseau social n’est pas fiable ; un tarif fournisseur officiel l’est. |
Actualité | L’information est-elle récente ? La dernière à prendre en compte ? | Utiliser le tarif 2025 pour un devis 2026 conduit à une erreur. |
Pertinence | Est-elle adaptée au besoin, précise et complète ? | Le taux de TVA applicable au produit vendu. |
Disponibilité | Son utilisation est-elle possible, au bon moment ? | Stock consultable en temps réel par la vendeuse. |
Coût | Le coût pour l’obtenir est-il acceptable ? | Achat d’une étude de marché vs. données gratuites de l’INSEE. |
Afin de prendre de bonnes décisions, d’améliorer les processus de l’entreprise ou d’améliorer la satisfaction client, les informations doivent être de qualité. De ce fait, l’entreprise doit vérifier avec des sources sûres la fiabilité des données et de choisir des outils de collecte, traitement, classement, diffusion et archivage adaptés. Cela passe par des protocoles communs au sein de l’organisme et par des formations adéquates pour les utilisateurs.
1.2. Définition et fonctions du système d’information
Le SI est un ensemble d’éléments en interaction qui permet de collecter, traiter, stocker et diffuser l’information. Attention : SI ≠ système informatique (le SI est plus large que l’informatique).
Composante | Contenu |
Moyens humains | Individus qui reçoivent, manipulent et émettent l’information (comptable, commercial, magasinier…). |
Moyens matériels et immatériels | Outils et procédés : ordinateurs, réseaux, logiciels, bases de données, GED… |
Méthodes / procédures | Règles suivies et procédures d’utilisation (charte informatique, procédure de facturation…). |
Les quatre fonctions du SI :
Fonction | Explication | Exemple en PME |
Acquisition | Obtenir l’information : sources externes (clients, fournisseurs, administrations) ou internes (services). | Saisie d’une commande client sur le site web. |
Mémorisation | Stocker de façon durable : supports papier, informatiques, bases de données. | Fiche client dans la base de données. |
Exploitation | Traiter manuellement ou par programmes : calculs, tris, contrôles, synthèses. | Calcul automatique du montant de la facture. |
Diffusion | Transmettre aux acteurs internes et externes. | Envoi du bon de livraison au client. |
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