Cours BTS GPME - A4 - Fonctionnement PME - Chapitre 6 – L’organisation des déplacements
Bienvenue chez Comprendre la comptabilité et gestion, vous trouverez des cours de comptabilité et gestion en BTS GPME. Voici une ébauche du chapitre 6 – L’organisation des déplacements (A4 - Soutenir le fonctionnement et le développement de la PME).
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1. L’organisation d’un déplacement professionnel
Un déplacement professionnel se prépare comme un mini-projet : cadrer la demande, comparer les solutions, décider, chiffrer, planifier, puis suivre. L’assistant(e) ou le gestionnaire de la PME en est le maître d’œuvre : il ou elle agit pour le compte de la direction et doit lui rendre compte de façon chiffrée.
1.1. Notions clés
Notion | Définition | Dans le cas Victoria Gliss’ |
Déplacement professionnel (mission) | Trajet effectué à la demande de l’employeur, hors du lieu de travail habituel, pour un motif professionnel. | Mission d’étude du marché de Montréal : 2 rendez-vous institutionnels et 3 visites de locaux. |
Ordre de mission | Document qui autorise et décrit le déplacement (identité, motif, lieu, dates, moyens de transport, budget). | À établir pour les 3 voyageurs avant le départ. |
Politique voyage | Règles internes : moyens de transport, plafonds, procédure de validation. | Portée ici par le courriel : plafond de 1 200 € TTC, transports collectifs, 30 € par repas. |
Coût prévisionnel | Estimation chiffrée poste par poste avant le départ, comparée ensuite aux frais réels. | A chiffrer par la suite du chapitre |
Agenda partagé | Outil collaboratif où chaque événement porte horaire, lieu, participants et informations utiles. | Extrait du lundi 24 au samedi 29 novembre N. |
Dossier de voyage | Ensemble des documents utiles au voyageur (billets, réservations, adresses, contacts, ordre de mission). | À remettre le lundi 24 novembre. |
Fuseau horaire | Décalage entre heure locale et heure de départ. | Paris UTC+1, Montréal UTC−5 en novembre : −6 h. Ex. : ORY 15 h 45 + 7 h 45 de vol = 23 h 30 à Paris = 17 h 30 à Montréal. |
Déplacement | Informations complémentaires sur les formalités administratives, médicales ou douanières. | Cette partie est non développée par le sujet initial. On peut le compléter (https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/information-par-pays/canada/conseils-aux-voyageurs-entree-sejour) Pas de visa mais passeport à jour et demande d’ une autorisation de voyage électronique (AVE). |
1.2. Les démarches administratives
· Analyser la demande et lister les contraintes
Au sein de cette 1ère étape, il faut regrouper les informations concernant les voyageurs, le déplacement, et les contraintes financières. La liste suivante n’est pas exhaustive :
- Réaliser une fiche par voyageur indiquant : nom, prénom, date de naissance, nationalité etc.
- Relever dates, lieux, nombre de voyageurs, objectifs, budget, contraintes de transport, d’hébergement et de repas.
- Distinguer ce qui est imposé de ce qui est laissé au choix du gestionnaire.
- Repérer les informations manquantes et les signaler (par exemple l’heure de retour du vendredi, ou le sens de « arriver sur place »).
Information / Contrainte | Conséquence pour l’organisation |
3 personnes : Laurent GUEGAN + fils et M. PRUGNAT | Récupérer les passeports pour enregistrer les vols et l’AVE. |
Coût ≤ 1 200 € TTC par personne, hors coût salarial | Calculer un coût par personne et comparer au plafond. |
RDV Business France : mercredi 26 à 9 h 30 (M. BOUCHARD), ≈ 2 h | Arrivée à Montréal la veille ; départ de l’hôtel calé sur 1 h de métro. |
RDV CCIFC : jeudi 27 à 10 h (Mme LAVOIE), ≈ 2 h | Départ de l’hôtel calé sur 30 min de métro. |
Visites : vendredi 28, RDV à 8 h à l’hôtel, visites de 8 h 30 à 12 h 30, véhicule de M. TREMBLAY | Check-out avant 8 h ; retour à l’hôtel après les visites. |
Arrivée à Montréal la veille à 19 h au plus tard | Atterrissage mardi 25 avant 19 h. |
Vol direct ; retour vendredi soir avant 19 h pour une arrivée samedi matin | Écarte l’offre avec escale ; décollage vendredi avant 19 h. |
Être à l’aéroport 2 h avant le vol | Planning au départ de Saint-Maur et de Montréal. |
Transports collectifs en France et à Montréal | Transferts en RER / Orlyval, métro et bus 747 ; coûts et durées à chiffrer. |
Hôtel le plus proche du centre-ville, petit-déjeuner inclus ; 1 chambre père / fils + 1 chambre pour M. PRUGNAT | 2 chambres, 3 nuits ; critère de choix : distance au centre. |
Repas : 30 € par personne et par repas ; dîners à partir de 19 h ; repas du vendredi soir dans l’avion non compté | Dénombrer précisément les repas à budgéter. |
Temps libre pour découvrir Montréal | Prévoir des plages libres dans l’agenda. |
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