Cours BTS GPME - A4 - Fonctionnement PME - Chapitre 7 - L'organisation d’événements
Bienvenue chez Comprendre la comptabilité et gestion, vous trouverez des cours de comptabilité et gestion en BTS GPME. Voici une ébauche du chapitre 7 - L'organisation d’événements (A4 - Soutenir le fonctionnement et le développement de la PME).
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1. La décision d’organiser l’événement
Un événement est une action ponctuelle limitée dans le temps et dans l’espace, réunissant un public autour d’un thème pour atteindre un objectif de l’organisation.
On peut y retrouver :
• Selon le public : interne (séminaire, team building), externe (salon, portes ouvertes, lancement de produit), mixte ;
• Selon la finalité : commerciale, institutionnelle, relationnelle, sociale ou solidaire ;
• Selon le format : physique, digital, hybride.
Les étapes de la décision :
1. Définir les objectifs, formulés de façon SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporels). Exemples : nombre de participants, chiffre d’affaires généré, contacts qualifiés, notoriété, satisfaction.
2. Identifier la cible et ses attentes (qui, combien, quelles habitudes de communication).
3. Choisir le concept : thème, date, lieu, format, message.
4. Étudier la faisabilité : humaine, matérielle, juridique, financière, calendaire.
5. Établir le budget prévisionnel (dépenses, recettes, financements en nature) et le seuil de rentabilité ou d’équilibre.
6. Décider (go / no go) et formaliser dans un cahier des charges ou brief validé par le commanditaire.
Application pratique :
Vous souhaitez organiser une course au sein de votre lycée dont les fonds iront à une association. L’équipe est de 5 étudiants en BTS GPME aux profils complémentaires : certains apprécient la comptabilité/finance, d’autres la RH ou la gestion de projet. La durée du projet est d’environ 6 mois (fin septembre à fin mars).
Notion | Dans le cas |
Objectifs | 250 participants, collecte pour l’association environ 500 €, visibilité de la cause de l’association et visibilité du lycée. |
Cible | Étudiants de plusieurs filières du lycée et grand public |
Concept | Course ouverte à tous, parcours accessible, dimension solidaire |
Faisabilité | Insuffisance de musique et de sonorisation, communication surtout par le bouche- à-oreille, besoin de plus de bénévoles |
Budget prévisionnel | Prix du ticket limité à 4€ par personne : 1000 € d’entrée. Il faudra trouver des sponsors : 500 € + en nature (pour le materiel et les consommables). De plus trouver des bénévoles pour le jour de l’évènement (aider pour poser les barrières, monter le stand, distribuer de la nourriture). |
Validation du commanditaire | L’équipe présente sa motivation et son projet, puis la direction de l’établissement valide ou non le projet. |
Outils de décision et de lancement | Macro-planning, matrice RACI, matrice des risques, organigramme, liste des taches etc. |
2. L’organisation avant l’événement
La préparation se structure en volets menés en parallèle et coordonnés par différents éléments :
· Volet administratif et juridique
- Autorisations d’occupation des locaux ou du domaine public, déclarations en mairie ou préfecture selon le cas ;
- Assurance : responsabilité civile de l’organisateur, vérifier ce qui est couvert ;
- Sécurité : dispositif de secours (poste de secours, association agréée de sécurité civile), normes de sécurité du lieu, plan d’évacuation ;
- Autres obligations selon l’événement : débit de boissons, droits musicaux, droit à l’image, protection des données des inscrits (RGPD) ;
· Volet financier
- Budget prévisionnel détaillant les inscriptions, subventions, partenariats, ventes ; achats, location, communication, assurance, sécurité ;
- Recherche de partenaires via un dossier de sponsoring (présentation du projet, public touché, visibilité offerte, contreparties) ;
- Distinction entre partenariat financier et partenariat en nature (matériel, produits, lots).
· Volet logistique
- Lieu, parcours ou plan d’implantation, accès, stationnement ;
- Matériel (barrières, tables, sonorisation), consommables, signalétique ;
- Restauration ou ravitaillement, gestion des déchets ;
- Prestataires, devis, bons de commande, calendrier de livraison.
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